Wie lange eine ärztliche Stelle heute wirklich offen bleibt
Die Besetzungsdauer ist die ehrlichste Kennzahl im ärztlichen Recruiting: Sie fasst Marktlage, Attraktivität des Hauses und Qualität des eigenen Prozesses in einer Zahl zusammen. Wer sie nicht misst, verhandelt im Blindflug.
- Facharztstelle bis Vertragsabschluss
- 6,5 MonateMedian vom Freigabebeschluss an
- Stellen über 9 Monate offen
- 31 %Anteil an allen Verfahren
- Bewerbung bis Rückmeldung
- 11 TageZielwert: unter 48 Stunden
- Engpassberufe bundesweit
- 157BA-Fachkräfteengpassanalyse 2025
Kennzahlen zur Besetzungsdauer sind Demo-Daten für den Entwurf und werden später durch Sanovetis Marktdaten ersetzt. Marktkontext: Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2025.
Zwei Drittel der verlorenen Zeit entstehen nicht am Markt, sondern im eigenen Haus.
Die Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten ist selten der längste Abschnitt. Deutlich mehr Zeit geht zwischen den Schritten verloren: bei der internen Freigabe, bei der Terminfindung für Gespräche und zwischen Hospitation und Vertragsangebot. Diese Abschnitte sind – anders als die Marktlage – unmittelbar steuerbar.
Besetzungsdauer nach Position
Vom Freigabebeschluss bis zur Vertragsunterzeichnung. Der Balken zeigt die typische Spanne, der Strich den Median.
Besetzungsdauer nach Karrierelevel
Demo-Daten – später durch Sanovetis Marktdaten ersetzen.
Der Recruiting-Funnel einer Facharztstelle
Acht Schritte, ein Median von 6,5 Monaten. Rechts steht die durchschnittliche Dauer des Abschnitts, daneben der Anteil, der als vermeidbare Wartezeit gilt.
| Prozessschritt | Worum es geht | Dauer | davon vermeidbar |
|---|---|---|---|
| 1 · Stellenfreigabe | Bedarf, Budget, Profilabstimmung | 14 Tage | 6 Tage |
| 2 · Kandidatensuche | Ausschreibung, Direktansprache, Netzwerk | 42 Tage | – |
| 3 · Erstkontakt | Erstgespräch, Abgleich der Erwartungen | 12 Tage | 5 Tage |
| 4 · Interview | Vorstellungsgespräch mit Fachabteilung | 21 Tage | 11 Tage |
| 5 · Hospitation | Tag in der Abteilung, Team kennenlernen | 24 Tage | 9 Tage |
| 6 · Vertragsangebot | Interne Freigabe, Erstellung, Versand | 19 Tage | 12 Tage |
| 7 · Vertragsabschluss | Verhandlung, Prüfung, Unterschrift | 16 Tage | 4 Tage |
| 8 · Start | Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber | bis 6 Monate | – |
Die fünf häufigsten Verzögerungen
Der Balken zeigt die durchschnittlich verlorene Zeit je Verfahren. Alle fünf Punkte liegen im Einflussbereich der Einrichtung.
Vermeidbare Wartezeit je Verfahren
Beispieldaten für den Entwurf.
Was eine Besetzung nachweislich beschleunigt
Vor jedem Punkt steht die typische Zeitersparnis gegenüber dem Median.
- −9 Tage: Rückmeldung binnen 48 Stunden. Fachärztinnen und Fachärzte führen selten nur ein Gespräch. Wer als Erster antwortet, steht in der Regel auch als Erster im Vertragsangebot.
- −12 Tage: Vorab freigegebener Gehaltsrahmen. Wenn die Spanne vor dem ersten Gespräch intern abgestimmt ist, entfällt die längste einzelne Verzögerung im gesamten Prozess.
- −7 Tage: Gespräche außerhalb der Kernzeit. Abendtermine oder digitale Erstgespräche lösen das Dienstplanproblem auf beiden Seiten und verkürzen die Terminfindung spürbar.
- −6 Tage: Hospitation als fester Prozessschritt. Wer Hospitationstermine im Voraus blockt, statt sie ad hoc zu organisieren, spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Zusagequote.
- −5 Tage: Ein fester Ansprechpartner. Wechselnde Zuständigkeiten zwischen Personalabteilung und Fachabteilung sind eine der häufigsten Ursachen für Abbrüche nach dem Erstgespräch.
- Marktgerechte Vergütung. Liegt das Angebot unter dem regionalen Median, verlängert sich vor allem die Suchphase. Oberhalb davon wirkt eine weitere Erhöhung deutlich schwächer als Verbesserungen bei Dienstbelastung und Prozessgeschwindigkeit.
Handlungsempfehlung
Drei Kennzahlen, die Sie messen sollten
Mehr braucht es nicht, um den eigenen Prozess zu steuern. Entscheidend ist, dass die Werte regelmäßig erhoben und nicht nur einmal geschätzt werden.
Time to first response
Zeit zwischen Bewerbungseingang und erster inhaltlicher Rückmeldung. Zielwert: unter 48 Stunden. Diese Kennzahl korreliert in unserer Beobachtung am stärksten mit der Abschlussquote.
Time to offer
Zeit zwischen Erstgespräch und schriftlichem Vertragsangebot. Zielwert: unter 21 Tage. Alles darüber erhöht das Risiko, dass ein Wettbewerber schneller ist.
Abbruchquote nach Erstgespräch
Anteil der Kandidatinnen und Kandidaten, die nach dem ersten Gespräch nicht weiter zur Verfügung stehen. Ein Wert über 40 Prozent deutet fast immer auf eine Erwartungslücke bei Arbeitszeit oder Vergütung hin.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Wie lange dauert die Besetzung einer Facharztstelle im Median?
Vom Freigabebeschluss bis zur Vertragsunterzeichnung liegt der Median in unserer Beobachtung bei rund 6,5 Monaten. Bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn kommt die Kündigungsfrist der Kandidatin oder des Kandidaten hinzu, häufig drei bis sechs Monate.
Warum dauert eine Oberarztbesetzung länger als eine Facharztbesetzung?
Weil der Kreis geeigneter Personen kleiner ist und Wechsel auf dieser Ebene seltener aktiv gesucht, sondern über Direktansprache angebahnt werden. Hinzu kommen längere Entscheidungswege auf beiden Seiten und in der Regel längere Kündigungsfristen.
Lohnt es sich, die Vergütung anzuheben, um schneller zu besetzen?
Nur wenn das Angebot unter dem regionalen Median liegt. Oberhalb davon wirkt eine weitere Erhöhung deutlich schwächer als Verbesserungen bei Dienstbelastung, Arbeitszeitmodell und Prozessgeschwindigkeit. In der Regel ist eine schnellere Rückmeldung günstiger als ein höheres Gehalt.
Wie berechnet Sanovetis die Besetzungsdauer?
Gemessen wird vom dokumentierten Freigabebeschluss der Einrichtung bis zur beidseitig unterzeichneten Vertragsfassung. Prozesse, die ohne Besetzung enden, fließen nicht in den Median ein, werden aber gesondert als Abbruchquote ausgewiesen.
Methodik
Grundgesamtheit: von Sanovetis begleitete Besetzungsprozesse ärztlicher Positionen. Zeitmessung ab dokumentiertem Freigabebeschluss, Ende mit beidseitiger Vertragsunterzeichnung. Ausgewiesen werden Median und Interquartilsabstand, nicht der arithmetische Mittelwert.
- Als vermeidbare Wartezeit gilt Zeit ohne Aktivität auf einer der beiden Seiten.
- Alle Werte auf dieser Seite sind Demonstrationswerte für den Entwurf und werden nach Freigabe durch ausgewertete Sanovetis-Prozessdaten mit Angabe der Fallzahl ersetzt.
- Fachrichtungen mit überdurchschnittlicher Dauer auf Facharztebene: Allgemeinmedizin ambulant +3 bis +5 Monate, Psychiatrie und Psychotherapie +2 bis +4 Monate, Radiologie +1 bis +3 Monate, Innere Medizin stationär −1 bis +1 Monat.
Datenbasis und Quellen
- Sanovetis-Prozessdaten aus begleiteten Besetzungsverfahren.
- Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2025, Blickpunkt Arbeitsmarkt.
- Bundesärztekammer: Ärztestatistik zum 31.12.2025.
- Marburger Bund: MB-Monitor zur Arbeitszeit und Wechselbereitschaft.
Zuletzt aktualisiert: August 2026
Besetzbarkeit einer konkreten Position einschätzen
Nennen Sie uns Fachrichtung, Ebene, Standort und Arbeitszeitmodell. Wir sagen Ihnen, mit welcher Besetzungsdauer realistisch zu rechnen ist und welche Stellschraube in Ihrem Fall am stärksten wirkt. Sanovetis arbeitet erfolgsbasiert.