Datenschutzinformation für Kandidatinnen und Kandidaten
Stand: 14. Oktober 2026
Diese Information gilt für alle Ärztinnen und Ärzte sowie Medizinstudierende, die wir beraten, vermitteln oder ansprechen. Sie erfüllt die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO und berücksichtigt die besonderen Regeln für private Arbeitsvermittler in § 298 SGB III.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Sanovetis GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Dr. med. Stefan Walther, Senator-Burda-Straße 1, 77654 Offenburg, Telefon +49 781 95380000, E-Mail datenschutz@sanovetis.de. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen; Ihre Fragen beantworten wir unter der genannten Adresse.
2. So arbeiten wir mit Ihren Daten
- Aufnahme. Sie senden uns Ihre Angaben und Unterlagen über die Website, per E-Mail, über WhatsApp oder im Gespräch. Wir legen ein Profil in unserem eigenen System Sanovetis One an.
- Beratung und Kurzprofil. Wir besprechen Ihre Ziele und erstellen ein pseudonymisiertes Kurzprofil ohne Namen, Kontaktdaten, Foto und aktuelle oder frühere Arbeitgeber.
- Vorstellung ohne Namen. Passenden Einrichtungen stellen wir zunächst nur dieses Kurzprofil vor, damit die Einrichtung ihr Interesse prüfen kann.
- Freigabe im Einzelfall. Ihren Namen und Ihre vollständigen Unterlagen erhält eine Einrichtung erst, wenn Sie genau diese Einrichtung freigegeben haben.
- Begleitung und Karriereberatung. Wir begleiten Gespräche und Vertragsverhandlung und beraten Sie auch danach weiter, bis Sie die Zusammenarbeit beenden.
3. Welche Daten wir verarbeiten
| Kategorie | Beispiele | Wofür |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | Name, Titel, Anschrift, E-Mail, Telefon | Kommunikation mit Ihnen |
| Qualifikation | Lebenslauf, Approbation, Facharzt- und Zusatzbezeichnungen, Zeugnisse, Weiterbildungsstand | Abgleich mit Stellen, Kurzprofil, Unterlagen für freigegebene Einrichtungen |
| Wünsche und Rahmen | Wunschregion, Pendelradius, Arbeitszeit, Gehaltsvorstellung, Wechselzeitpunkt, Kündigungsfrist | Auswahl passender Stellen |
| Gesprächsinhalte | Notizen, unsere fachliche Einschätzung, Wechselmotivation, Kommunikationsverlauf | Beratung und Vorbereitung von Vorstellungen |
| Vermittlungsdaten | vorgestellte Einrichtungen, Freigaben, Rückmeldungen, Vertragsschluss, vereinbarte Vergütung, Herkunft Ihrer Bewerbung (zum Beispiel Kampagnenlink oder Jobbörse) | Vermittlung, Abrechnung mit der Einrichtung |
| Nachweise | Ihre Erklärungen mit Wortlaut, Fassung und Zeitpunkt | Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO |
| Freiwillige Angaben | Foto, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit | nur wenn Sie sie angeben oder sie für Approbation oder Berufserlaubnis nötig sind |
Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO erfragen wir nicht. Teilen Sie uns solche Angaben von sich aus mit (zum Beispiel eine Schwerbehinderung), verarbeiten wir sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung und geben sie nur weiter, wenn Sie das ausdrücklich wünschen.
4. Rechtsgrundlagen
- Ihre Einwilligung nach § 298 Abs. 1 Satz 2 SGB III, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Kategorien Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Private Vermittler dürfen personenbezogene Daten von Kandidaten grundsätzlich nur mit Einwilligung verarbeiten. Sie erteilen sie beim Absenden Ihrer Bewerbung, auf unserer Erklärungsseite oder, nachdem wir Ihnen diese Information zugänglich gemacht haben, durch Übersenden Ihrer Unterlagen oder Ihre Zustimmung per E-Mail oder WhatsApp.
- Unser Vermittlungsvertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also unsere Nutzungsbedingungen.
- Gesetzliche Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere die Aufbewahrung unserer Geschäftsunterlagen (§ 298 Abs. 2 SGB III) und steuerliche Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).
- Berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die erste Direktansprache (Abschnitt 8) und die Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Hinweis nach § 67b Abs. 2 SGB X: Ihre Einwilligung dient dem Zweck der Karriereberatung und Vermittlung. Sie ist freiwillig. Ohne sie können wir Sie nicht beraten und nicht vermitteln. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
5. Weitergabe an medizinische Einrichtungen
Pseudonymisiertes Kurzprofil. Mit Ihrer Einwilligung dürfen wir passenden Einrichtungen ein Kurzprofil ohne Namen, Kontaktdaten, Foto und Arbeitgeber vorstellen. Es enthält zum Beispiel Fachrichtung, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren, Wunschregion und Verfügbarkeit.
Identifizierende Unterlagen. Ihren Namen, Ihren Lebenslauf und weitere Unterlagen übermitteln wir nur an eine Einrichtung, die wir Ihnen vorher genannt und die Sie im Einzelfall freigegeben haben. Die Freigabe können Sie per E-Mail, WhatsApp oder telefonisch erteilen; eine telefonische Freigabe bestätigen wir Ihnen per E-Mail.
Die Einrichtung ist für die weitere Verarbeitung selbst verantwortlich. Sie darf Ihre Daten nach § 298 Abs. 1 Satz 3 SGB III nur für das Besetzungsverfahren nutzen, für das wir sie übermittelt haben.
6. Weitere Empfänger
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:
- IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur: Hosting von Sanovetis One und der Stellenbörse, Server in Deutschland
- STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin: Hosting der Website
- Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin: E-Mail, Kalender, Telefonie und Videogespräche (Microsoft 365, Teams)
- coveto ATS GmbH, Alois-Thums-Straße 11, 63667 Nidda: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, auch bei der Bundesagentur für Arbeit, und Eingang von Bewerbungen; wird schrittweise durch Sanovetis One ersetzt
- Workforce Cloud Tech, Inc. (Recruit CRM), 28 Mohawk Avenue, Norwood, NJ 07648, USA: früheres Kandidatensystem bis zum Abschluss der Datenübernahme; Speicherung bei Amazon Web Services. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
- WhatsApp Ireland Limited, Dublin: nur wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren
- Unsere Steuerberatung, soweit Honorarrechnungen an Einrichtungen Ihren Namen und Ihre vereinbarte Vergütung enthalten
Bewerben Sie sich über eine Jobbörse wie die der Bundesagentur für Arbeit, übermittelt uns der Betreiber Ihre Bewerbung in eigener Verantwortung. Für Übermittlungen in die USA gilt das in der Datenschutzerklärung beschriebene Verfahren.
7. Woher Ihre Daten stammen
Die meisten Daten erhalten wir direkt von Ihnen. Daneben nutzen wir:
- Empfehlungen von Kolleginnen und Kollegen (Empfehlungsprogramm)
- öffentlich zugängliche Berufsprofile, etwa bei LinkedIn oder XING, auf Websites von Kliniken, MVZ und Praxen sowie in öffentlichen Arztverzeichnissen
- Bewerbungen, die Jobbörsen an uns weiterleiten
8. Direktansprache
Sprechen wir Sie an, ohne dass Sie sich bei uns gemeldet haben, speichern wir zunächst nur Name, Fachrichtung, aktuelle Position, den Kontaktweg und die Quelle. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen eine passende berufliche Möglichkeit vorzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir informieren Sie bei der ersten Kontaktaufnahme, spätestens innerhalb eines Monats, über diese Datenschutzinformation.
Wir rufen nicht ohne Einwilligung auf private Telefonnummern an und senden keine unaufgeforderten Werbe-E-Mails. Haben Sie nach 30 Tagen kein Interesse bekundet, löschen wir die Daten. Möchten Sie nicht mehr angesprochen werden, speichern wir nur Ihren Namen mit einem Sperrvermerk, damit wir Ihren Wunsch dauerhaft beachten können (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
9. Wie lange wir Daten speichern
Unsere Vermittlungstätigkeit umfasst die laufende Karriereberatung und dauert so lange, wie unser Vertrag besteht. Erst danach ist sie im Sinne von § 298 Abs. 2 SGB III abgeschlossen.
| Phase | Daten | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Laufende Zusammenarbeit | alle Daten aus Abschnitt 3 | solange der Vertrag besteht |
| Keine Kommunikation über 24 Monate | alle Daten | wir fragen nach, ob Sie weiter beraten werden möchten; ohne Antwort innerhalb von 30 Tagen endet die Zusammenarbeit |
| Nach Ende (Kündigung, Widerruf oder Inaktivität) | Ihre Unterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden, Foto | unverzüglich gelöscht; auf Wunsch erhalten Sie vorher eine Kopie zurück |
| Nach Ende | Geschäftsunterlagen: Kontakt- und Vermittlungsverlauf, Freigaben, Einwilligungsnachweise, Ergebnis | 3 Jahre (§ 298 Abs. 2 SGB III), danach gelöscht |
| Nach Vertragsschluss mit einer Einrichtung | Angaben auf Honorarrechnungen | 8 bzw. 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
| Direktansprache ohne Interesse | Daten aus Abschnitt 8 | 30 Tage |
Möchten Sie, dass wir Ihre Unterlagen nach dem Ende der Zusammenarbeit behalten, können Sie uns das schriftlich gestatten (§ 298 Abs. 2 Satz 5 SGB III).
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an datenschutz@sanovetis.de oder über unsere Erklärungsseite. Nach einem Widerruf beenden wir die Vermittlung und informieren auf Wunsch die Einrichtungen, denen wir Ihre Unterlagen übermittelt haben.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, insbesondere bei der Direktansprache, können Sie jederzeit widersprechen. Wir sprechen Sie dann nicht mehr an und verarbeiten Ihre Daten nicht weiter, außer zur Beachtung Ihres Widerspruchs.
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne Kontaktdaten, Qualifikationsnachweise und Ihre Einwilligung können wir Sie jedoch nicht beraten und nicht vermitteln.
12. Keine KI-Auswertung, keine automatisierten Entscheidungen
Wir setzen derzeit keine künstliche Intelligenz zur Verarbeitung von Kandidatendaten ein. Sollten wir künftig einen KI-Assistenten nutzen, ergänzen wir diese Information vorher.
Jede Einschätzung, jeder Vorschlag und jede Weitergabe an eine Einrichtung erfolgt durch unsere Beraterinnen und Berater. Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO), gibt es nicht.
13. Datensicherheit
Sanovetis One läuft auf Servern in Deutschland. Zugriff haben nur die Mitarbeitenden, die Sie betreuen oder die Vermittlung organisieren. Verbindungen sind verschlüsselt und Zugänge passwortgeschützt.